Efficient omgaan met je tijd

Overlijden

2011-06-30T06:56:00.000-07:00

Naast het weer is een overlijden ook iets wat je niet kunt veranderen en ook niet altijd kunt zien aankomen.
Vorige week overleed de volwassen dochter van een goede vriend van ons. Ze overleed aan kanker. Als ze eerder naar de dokter was geweest, had ze dan nu nog geleefd? We weten het niet. Luisteren naar je lichaam is belangrijk, maar hoe je moet luisteren is niet altijd makkelijk. Als iets pijn doet, wanneer ga je dan naar een dokter? Als het twee dagen erg pijn doet? Of pas na een week? Of na nog langer? Moet het steeds pijn doen of is af en toe ook al reden genoeg? Er zijn geen regels voor en iedereen maakt zijn/haar eigen keuzes. Dat kunnen keuzes zijn waarvan je achteraf misschien zegt: hadden we toch maar die andere keuze gemaakt. Maar je kunt de tijd niet terugdraaien. En wie weet wat er gebeurd was als je die andere keuze had gemaakt. Je weet niet of deze beter geweest zou zijn.
Door een keuze te maken kom je op plekken waar je anders nooit geweest zou zijn, ontmoet je mensen die je anders niet ontmoet zou hebben, doe je dingen die je anders nooit gedaan zou hebben...
Zou jij ergens opnieuw willen kunnen kiezen? Ook al weet je niet wat je dan te wachten zou staan???

Verbouwing - houten skelet

2011-06-20T06:43:00.000-07:00

De binnenkast is gereed, alleen nog wat dozen opschonen. De buitenkant, mooie schuifdeuren, komen in juli. Ondertussen is buiten een verbouwing bezig voor een nieuwe kamer erbij! Beetje last van de regen, maar verder gaat het voorspoedig. Deze week het dak erop. De houten skeletten staan al klaar. Eerst bij ons en de directe buren, daarna bij de buren verderop. Handig om het met z'n allen te doen, scheelt in de kosten. Leuk ook om er met z'n allen mee bezig te zijn. Fijn om nog meer ruimte te krijgen, wel zorgen dat het opgeruimd blijft ;).
Zelf het goede voorbeeld geven en elk weekend even een rondje door het huis helpt goed.

Coachen op efficiency van Office Rescue

2011-04-06T06:27:00.000-07:00

Ik geniet elke dag van mijn nieuwe kast, er kan nog een klein stukje aan. Dat ga ik deze maand halen.

In maart de training Coachen op efficiency van Office Rescue gevolgd. Ester Braat is een fijne trainster. We waren met veel organizers, prettig om te spiegelen. Hoe doe ik het met klanten? Best goed eigenlijk, dat is leuk om te horen!

Verder ook veel over onszelf nagedacht, het gaat best goed hier. Mijn planningen zijn steeds realistischer, als blijft het lastig om veeleisende klanten goed in te plannen. Ik wil nog werken aan mijn verwachtingenmanagement. Wat kan ik wanneer bieden. Komt goed!

Nieuwe kast!

2011-02-16T03:18:00.000-08:00

Dit weekend een nieuwe kast op mijn kantoor neergezet. Eindelijk zie ik hoeveel werkspullen ik eigenlijk heb. Ze stonden eerst her en der verdeeld over diverse kasten. Nu allemaal bij de hand in een kast. Echt fijn.

Ik had van tevoren goed berekend hoeveel ruimte ik nodig zou hebben, dat klopte wel, alleen had ik me vergist in de breedte van de kastplanken. Dat is in mijn geval niet zo heel erg, want het is (nog) een open kast en de breedte maakt niet zo veel uit. Maar het is een goed leerpunt voor als ik nog eens een kast op moet meten met een klant. Goed dubbel nameten hoe breed de planken echt zijn, niet uitgaan van ongeveer goed.

Omdat de planken een stukje te smal waren, moet er nog een staander met planken bij. Handig zo'n uitbouwkast van de Ikea! Mijn schoonouders hebben heel lief de kast gelakt (met hulp van mijn kinderen, die het leuker vonden dan ik had gedacht).

Nu het archief opschonen, ergens de komende weken een stukje kast erbij kopen en dan de buitenkant bestellen. Het wordt steeds rustiger hier!

Heb jij een kast die opgeruimd moet worden? Plan het in en ga ervoor!

Timemanagement en Sinterklaas

2010-12-02T03:46:00.000-08:00

Ben jij al helemaal klaar voor Sinterklaas? Of vier je het niet?

Als je Sinterklaas viert, kun je dat op een heleboel manieren doen: gewoon lekker (veel) cadeautjes kopen, cadeautjes met suprises en/of gedichten, lootjes trekken met gedichten en/of surprises, een spelletjesavond met heel veel lekkere dingen... Wat je ook doet, ik hoop dat je dit weekend een gezellig weekend hebt.

Gezelligheid vind ik een belangrijk onderdeel van Sinterklaas. De kinderen gaan natuurlijk vooral voor de cadeautjes, dat is ook een erg leuk onderdeel. Ook het winkelen vooraf, leuke dingen uitzoeken voor iedereen is erg leuk. Sommigen stiekem wat extra's toestoppen als bedankje voor alle hulp (ik noem natuurlijk geen namen hier ;)), grappige cadeautjes en natuurlijk bijpassende gedichten. Dit jaar doen wij geen suprises, maar wel gedichten. Ik ben zelfs al begonnen met dichten, meestal begin ik pas 2 dagen vantevoren, maar nu had ik de smaak al te pakken. Wel zo handig, dan is het wat relaxter op de laatste dag. Fijn dat dat een zaterdag is trouwens, nog even de allerlaatste dingen kopen... Nu met dit sneeuw is het net even wat lastiger boodschappen doen. Gelukkig hadden we de meeste cadeaus al gekocht, een deel een paar weken geleden al en een deel via internet. Handig dat internet, niet alles is in de winkels verkrijgbaar en je hoeft er ook de deur niet voor uit.

Vorig jaar hebben we besloten dat we niet bij beide (schoon)families Sinterklaas vieren. Onze kinderen hebben/krijgen cadeautjes genoeg, 1 keer Sinterklaas is prima (met nog wat schoenen zetten en op school is het helemaal goed). Volgend jaar weer suprises bij de andere familie... Kijken of het dan ook lukt om op tijd te beginnen!

Ik wens iedereen een heel gezellig sinterklaasfeest!!!

Timemanagement blijft leuk!

2010-10-24T02:33:00.000-07:00

Het blijft leuk en interessant om bezig te zijn met timemanagement: de uitdaging van het kiezen van de juiste dingen voor de komende week (privé en zakelijk), de uitdaging om niet te veel tijd te verliezen met dingen die niet urgent en belangrijk zijn, de uitdaging om ook toe te komen aan lange termijn zaken te ronden en daarbij niet uit het oog te verliezen dat er ook voldoende tijd voor mezelf overblijft…
Ik heb tegenwoordig best aardig door hoeveel tijd bepaalde taken kosten (nieuwsbrief maken, facturen maken, notulen schrijven etc). Alleen verkijk ik me nog steeds op de hoeveelheid tijd het kost om ‘even’ (ik merk dat ik even zeg, terwijl het dus niet altijd even is) de post op te ruimen, ‘even’ de spullen op te ruimen van een beurs, ‘even’ iets op te zoeken op internet. Mijn planningen lopen steeds beter, maar voor deze activiteiten (de beruchte ad-hoc) activiteiten moet ik dus nog meer tijd inplannen. Ik plan wel bewust lege stukken, dan heb ik wat 'overlooptijd'. maar is handiger om gewoon bewust een uur in te plannen voor dit soort klusjes.

Prioriteiten

2010-05-28T14:37:00.000-07:00

Mijn nieuwsbrief gaat deze maand over prioriteiten. Vorige maand is het me niet gelukt om de nieuwsbrief te versturen. Kwestie van prioriteiten! Ik kreeg van een nieuwsbrieflezeres wel een leuke reactie: het had haarzelf ook weer eens bepaald bij het stellen van prioriteiten. Leuk, de nieuwsbrief had ze dus nog niet gelezen, maar de afwezigheid had toch geholpen.

Je bent nooit klaar met het nadenken over prioriteiten. De dromen die je hebt kun je niet altijd realiseren wanneer jij dat wilt. Omdat je omgeving iets anders van je verwacht en je dat nu belangrijker vindt dan je droom. Omdat er halverwege de realisatie ineens iets op je pad komt dat nog interessanter is, omdat je gezondheidsproblemen krijgt... er zijn legio mogelijkheden waardoor je je droom niet nu kunt uitvoeren. Van uitstel hoeft geen afstel te komen.

Het is wel belangrijk om de droom die nu niet lukt los te kunnen laten. Zodat je je aandacht kunt geven aan dat wat NU belangrijk is. Op twee gedachten hinken is niet handig. Schrijf je droom op en bewaar hem voor later.

Praat met iemand over je prioriteiten. Iemand die je helpt heel eerlijk tegen jezelf te zijn, zodat je echt een keuze kunt maken waar je achter staat.

What may be done at any time, will be done at no time.

2010-03-25T03:45:00.000-07:00

In mijn nieuwsbrief van maart staat het mooie spreekwoord uit de titel: what may done at any time, will be done at no time. Een erg waar Schots spreekwoord. Als je niet een datum en tijd plant om bepaalde acties af te handelen, blijven ze ergens op een lijst staan voor 'ooit'. Tot je er 'ooit' achter komt dat veel van die acties helemaal niet meer relevant zijn. Omdat je doelen veranderd zijn, omdat anderen de actie (ook) vergeten zijn en de afhandeling dus niet meer van nut, omdat het toch niet nodig was om je doel te bereiken...

Een lange to do lijst kan je verlammen. Bedenk dus goed wat je (voor wanneer) op die lijst zet: ga je het echt doen? heb je een deadline? wat moet je precies doen? Een SMART-actie dus:

Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdgebonden

Loop je lijst regelmatig door en schoon hem indien nodig op. Geef aan hoe vaak je een actie uitstelt. Hoe graag wil je de actie uitvoeren als je hem al drie keer hebt uitgesteld? Plan en voer uit!

Succes!

Trainingen

2010-02-03T12:58:00.000-08:00

Timemanagement is kiezen, kiezen waar je je tijd aan besteedt. De afgelopen weken ben ik druk bezig geweest met netwerken en het werken bij mijn klanten. Helaas kan ook ik niet alles tegelijk ;) .

De komende week ga ik een aantal trainingen voorbereiden: een Train-de-Trainer met het SuccesManagementSpel en een paar trainingen timemanagement. Trainingen met zeer uiteenlopende groepen, leuk! Wat vertel ik wel en wat vertel ik niet? En op welke manier? Steeds weer boeiend. Ook boeiend is hoe de groep reageert. Een van de trainingen geef ik twee keer op dezelfde dag aan twee verschillende groepen. Wat in de ene groep wel werkt, werkt in de andere niet. De ene groep voelt altijd 'makkelijker' aan dan de andere. Een leuke uitdaging!

Kiezen - timemanagement

2009-12-21T06:01:00.001-08:00

Vakantie! Tijd om uit te rusten en op te laden, zodat je weer vol energie je dagen kunt indelen. Met wat? Met de dingen die jij leuk en belangrijk vindt.
Kiezen is lastig. Er zijn zoveel dingen die leuk zijn om te doen. En we moeten al zoveel van onszelf. Of moeten we dat van anderen? Als je gaat kiezen voor wat je wilt doen, wat je wilt bereiken, is het belangrijk dat je daar goed over nadenkt. Dat je keuzes maakt waar je achter staat, die je kunt verantwoorden naar jezelf, maar ook naar anderen als dat nodig is.
Als je iets wilt, wil je dat dan echt zelf? Of zit er iets in van een ander? Kun je zorgen dat het helemaal jouw keuze wordt? Dan is het namelijk makkelijker om de juiste keuzes te maken die bij dat doel horen. Hoe ga je dat doel bereiken? Wat doe je wel en wat doe je niet? Je kunt niet alles doen en zeker niet alles tegelijk. Je zult moeten kiezen. En daarna alle stappen en stapjes inplannen, ruim en reëel. En bij het uitvoeren regelmatig kijken of je doel nog je doel is. Of het niet is veranderd of dat een ander doel belangrijker is geworden. Want dan zul je je planning aan moeten passen.

Training Timemanagement

2009-12-08T12:58:00.000-08:00

Trainingen geven is leuk. Ik kan mijn kennis delen met de deelnemers, maar de deelnemers delen ook kennis met elkaar. In een groep die elkaar niet kent, gaat dat weer anders dan in een groep die elkaar wel kent. Het is belangrijk dat er vertrouwen is in de groep, dan komen er persoonlijke verhalen los. Er gaan in een team dan soms ogen open voor de manier waarop collega's met tijd omgaan. Er klinken kreten als: "O, maar nu snap ik waarom je altijd...."

De manier waarop sommige mensen met hun tijd omgaan is voor anderen onmogelijk, maar toch kan het helpen om met deze andere ogen naar je eigen tijdsbesteding te kijken. Vooral even stil staan bij de vraag: waarom doe ik het eigenlijk altijd op deze manier en waarom niet (een beetje) op de manier van die ander? Zou ik dat willen? Zou ik dat kunnen? Wat zou ik daar voor nodig hebben?

Als trainer is het erg leuk om zo'n proces te begeleiden. Het inzetten van het SuccesManagementSpel (www.succesmanagementspel.nl) helpt daarbij. De diverse kaartjes bieden aanknopingspunten voor intensieve gesprekken tussen de deelnemers.

Kiezen

2009-11-27T12:28:00.000-08:00

Kiezen, betekent Pro-actief zijn, je leven vorm geven. Niet maar afwachten, maar zelf beslissen wat je wilt. Dan moet je weten wat je wilt en ook wat je niet wilt. Kiezen betekent ook de keuze maken om bepaalde dingen niet te doen.

Om te bereiken wat je wilt, zul je je doelen SMART moeten maken.

Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch – Tijdgebonden

Je moet keuzes maken, knopen doorhakken. Hierbij moet je goed zorgen voor jezelf, maar ook de ander niet uit het oog verliezen. Maar goed zorgen voor jezelf, betekent dat je ook oog hebt voor je omgeving. Je wilt graag een prettige omgeving.

Kiezen voor een goede privé-werkbalans betekent ´nee’ zeggen. Nee zeggen is lastig en al helemaal om dat zonder schuldgevoel te doen. Maar als je altijd ja zegt, worden ja’s vanzelf nee´s. Je kunt namelijk niet alles doen. Heb je iets beloofd wat je toch niet kunt nakomen, kom dan indien gewenst terug op afspraken. Laat weten dat je iets niet kunt nakomen, dan weet de ander dat het niet gebeurt. Dan kan de ander kiezen wat hij/zij nu gaat doen.

Soms lukken dingen niet op de tijd dat je ze had willen doen. Stel dingen op de juiste manier uit, communiceer dat het nu niet lukt. Geef aan wanneer het wel lukt.

Als je (samen met iemand anders) gaat nadenken over hoe je dingen doet, kun je ontdekken dat niet alles zo gaat als je zou willen. Het is belangrijk gedrag dat niet effectief is te (h)erkennen en te veranderen. Dat is niet makkelijk, maar als je het echt wilt, kan het wel!

Het lukt niet altijd om je plannen te verwezenlijken, om dat te doen wat je eigenlijk had willen doen. Ga niet tot in het oneindige door, maar laat tijdig en op een prettige manier dingen los. Dan kun je door met de dingen die je niet los wilt laten.

Heb vertrouwen in jezelf en in je keuzes. Als je ergens over nagedacht hebt, de voor- en nadelen hebt overwogen en een beslissing hebt genomen, vertrouw daar dan op. Blijf je toch twijfelen? Wees mild voor jezelf en maak een nieuwe keuze. Blijf niet hangen in iets wat niet goed voelt.

Kiezen als zzp'er

2009-11-17T06:08:00.000-08:00

Efficient omgaan met je tijd betekent keuzes maken. Als zzp’er wil je het liefst al je werkende uren declareren, maar helaas gaat dat niet. Dus moet je steeds kiezen. Kiezen tussen wat doe ik zelf en wat besteed ik uit. Kiezen tussen hoeveel tijd besteed ik aan mijn huidige klanten en hoeveel aan potentiële nieuwe klanten? Kiezen tussen hoeveel uren ik wil werken en hoeveel uren ik voor mijn gezin, mezelf en anderen wil uittrekken. Vrijwilligerswerk is leuk, maar kies ik dan voor werk gerelateerd of juist niet? Steeds opnieuw kiezen om je tijd zo efficiënt en effectief te besteden, timemanagement.

Efficient omgaan met je tijd!

2009-11-12T00:23:00.000-08:00

Na mijn keuze om mijn werkzaamheden meer toe te spitsen op timemanagement en het ordenen van administraties (thuis en op kantoor), is een nieuwe blog een logisch gevolg.

Bij mijn trainingen timemanagement gaat het in grote mate over het maken van keuzes en het doen wat je je hebt voorgenomen. De tool die ik daarbij gebruik is het SuccesManagementSpel. Op www.managementboek.nl staat hier een superrecensie over:

Recensie door: Jan Jacob Bos

Hebt u ooit een boek gelezen waarvan u dacht: dit wil ik overbrengen op mijn collega's? Bleef het dan bij denken of is het u gelukt? 'Het SuccesManagementSpel' helpt u om uw voornemen te laten slagen. Omdat u dit spel ook met uw team kunt spelen, heeft u geen excuus meer om niet samen te werken aan succes. Ik ben onder de indruk van de aanpak van Miranda Langedijk en Wendy de Peuter en het uiteindelijke resultaat.

Het lijkt vaak zo eenvoudig om de ideeën die u krijgt tijdens het lezen van een boek ook daadwerkelijk te implementeren in uw organisatie. De praktijk is meestal wat weerbarstiger. Miranda Langedijk en Wendy de Peuter slaan een brug tussen uw voornemens en de praktijk met 'Het SuccesManagementSpel'.

Wat ik zelf zo aardig vind aan de opzet van het spel, is dat het je echt helpt om niet alleen de knelpunten op te sporen, maar ook de eerste stappen naar een oplossing te zetten. Om tot een oplossing te komen wordt de primaire speler uitgedaagd om een aantal thema's in te brengen die hij wil onderzoeken. Dit doet hij aan de hand van themakaarten. Vervolgens bepaalt deze speler zijn kwaliteiten en ontwikkelpunten met behulp van de to do-kaarten op dit gebied.

Wat zijn de belangrijkste belemmeringen om tot succes te komen? Zit dat bijvoorbeeld in het uitvoeren, of moet eerst nog meer onderzoek gedaan worden? Ten slotte zal de medespeler de primaire speler coachen aan de hand van rake coachvragen. Zo helpt hij bij het onderzoeken welke kwaliteiten de speler kan inzetten om de belemmeringen weg te nemen. Aan de hand daarvan kan de primaire speler of het team een ontwikkelingsplan opstellen.

Het spel is onder andere gebaseerd op 'De zeven eigenschappen van effectief leiderschap' van Stephen Covey, 'De Creatiespiraal' van Marinus Knoope en 'Dromen, durven, doen' van Ben Tiggelaar (alle drie erg inspirerende boeken trouwens). Ik heb het spel zelf een aantal keren als coach gespeeld, ik kan u dan ook van harte aanbevelen om tenminste enkele boeken van de hiervoor genoemde schrijvers gelezen te hebben. Dit helpt u als coach zeker om de achtergronden van het spel duidelijker naar voren te laten komen.

Miranda Langedijk en Wendy de Peuter zijn er goed in geslaagd om het gedachtegoed van een aantal managementgoeroes te vertalen naar een gereedschapskist waarmee u elke keer vanuit een andere invalshoek uw collega's kunt coachen naar succes. Leo Tolstoy zei meer dan honderd jaar geleden: 'Het is eenvoudiger tien boeken met filosofie te vullen dan één principe in praktijk te brengen.' Dat geldt natuurlijk niet alleen voor filosofie, ik hoop dat u met 'Het SuccesManagementSpel' talloze principes in de praktijk zult brengen.

Jan Jacob Bos is knowlegde manager bij Schuberg Philis. Hij is alumnus van Business School Nederland, de Action Learning MBA.

http://www.managementboek.nl/recensie/9789081437516/523

Wil je ook efficienter omgaan met je tijd? Stuur me een mail via wendy@cleandesk.nl of bel me op 06-20923319.